I mitt jobb hanterar jag olika kunder, uppdrag och delprojekt. Oftast samarbetar jag med Roine. Nu när vi har drivit företag så länge tycker jag att jag äntligen hittat en modell för att hålla koll på vad som ska göras, när det ska göras och av vem. Den består av tre byggstenar:
- Apple:s kalender
- Trello
- Pendo Notes + bonustips: Kick-Kick
De två första är nog kända av de flesta, men min favorit Pendo Note och nya Kick-Kick är värda mer uppmärksamhet. Båda är praktiska och charmiga appar som jag har mycket nytta av.
Apple:s kalender är den enkla basen
Kalendern har vi använt sedan möjligheten kom. Vitsen med den, om man samarbetar, är att man kan ha delade kalendrar. Vi har en gemensam som heter Stenstrominfo. Där lägger vi in sådana händelser som vi båda berörs av, exempelvis om vi ska på ett möte. Men vi har också en Stenis Åsa och en Stenis Roine i vilka vi lägger in händelser som bara berör den ena av oss, men det är fortfarande bra för den andre att känna till händelsen. Då blir det till exempel lättare att planera in gemensamma möten.
En bonusfunktion: om du är noga med att alltid ange exakt adress för de möten du ska på och sen sätter dig i bilen för att köra iväg, så kommer kartanvisningar upp i Apple Maps (om du har Apple CarPlay) och även om du kanske hittar dit du ska utan karta, så kommer du att se ankomsttid, vilket jag tycker är väldigt praktiskt.
Trello för överblick och samarbeten
Med Trello får man en väldigt bra överblick på allt som ska göras. Med dateringar på korten går det också snabbt att se vad som vi jobbar med just nu (jag brukar sätta de mest aktuella korten överst). Det går till så att man skapar olika planeringstavlor. I varje tavla skapar man olika kolumner i vilka man kan lägga in olika listor. I videon kallar de kolumnerna för ”To Do”, ”Doing” och ”Done” för att ge alla en känsla av hur arbetet löper på, men man kan skapa kolumner efter vilka modeller man vill.
Det går också att skapa rena informationskolumner. Där lägger man in sådan information som alla inblandade bör ha tillgång till, men utan checklistor.
I kolumnerna lägger man sedan olika kort. På korten kan man skriva ner vad uppgiften går ut på, man kan chatta med de som är med och jobbar med det kortet, man kan tagga in namnet på en person – som då får en notis om att man skrivit något och man kan skapa checklistor. Jag brukar ofta skriva checklistor per person, men man kan tänka olika också med det.
Man kan enkelt lägga in url-er och bifoga dokument. Man kan sätta datum för start och stopp på varje kort.
Ex Stor kund:
En kolumn för varje typ av uppdrag som ”Planering”, ”Artiklar”, ”Annonser” och ”Hemsida”.
Men det kan också vara en kolumn för varje inblandad person vilket gör att man kan flytta ett kort från person till person beroende på vem som ska utföra nästa steg.
Ex Flera kunder:
En kolumn för varje kund, sen lägger man dit ett kort för varje uppdrag som ”Broschyr”, ”Marknadsplanering” och ”Ny hemsida”.
Oavsett vad man skapar för slags system med hur man använder sina kolumner, så är det bra att ha en kolumn dit man flyttar korten när de är helt avklarade.
Trello funkar både på dator, mobil och platta.
Pendo Note – med tidslinje
Nu skulle man kunna tro att jag härmed har allt vad jag önskar mig, men så icke. Jag behöver också en egen, privat sortering på vad jag ska göra dag för dag och då finns Pendo Note! En app som har ett lite annorlunda användargränssnitt, men när man väl fattat galoppen, så är appen så väldigt användbar.
I Pendo kan man lägga in både Att göra-listor och Anteckningar, samt Journal/Dagboksanteckningar – fast just det sista använder jag sällan. Dessutom hoppar också händelser från Apple:s kalender in här. Allt lägger sig på en fin tidslinje och det är tidslinjen som är själva magin!
För att det ska fungera måste du förstås ange dag och tid på varje lista eller anteckning, men det är ett kärt besvär.
Innan jag hittade Pendo Note blev jag så stressad av att se en massa Att göra-listor som alla fanns på samma ställe och pockade på lika mycket uppmärksamhet. I verkliga livet är det så att man inte kan göra allt på en gång, dels för att man helt enkelt inte hinner, men också därför att andra personer i kedjan måste utföra sina delar innan man själv kan ta vid.
Numer börjar jag varje arbetsdag med att snabbt gå igenom de listor som ligger på den dagen – om man stjärnmärker listor hoppar de automatiskt över till nästa dag så länge man inte checkat av alla uppgifter.
Jag gör en värdering på vad jag rimligen kan hinna med just den dagen, men tar också hänsyn till om någon person i kedjan är på semester, på affärsresa eller är upptagen med något annat, som gör att jag vet att denne inte kommer att hinna göra sin del förrän kanske om två veckor? Jag justerar dag och tid efter detta. Vissa Att göra-listor låter jag ligga kvar på ”idag”, andra flyttar jag fram till lämpliga dagar. Om jag redan nu vet att det är något som vi behöver ta tag i den 20 augusti, ja då ändrar jag till det datumet och listan flyttar sig och lägger sig långt fram på tidslinjen.
Det här är också fiffigt för anteckningar. Om jag exempelvis ska intervjua en person den 20 augusti, så kanske jag förbereder frågorna en vecka innan. Om jag då skriver ner frågorna i en anteckning i Pendo så kan jag sen datera dessa till 20 augusti och då ligger de redo på just den dagen jag behöver dem.
Det är också väldigt smidigt att jag kommer åt Pendo Note från alla mina enheter. Lätt att snabbt skriva till något på en lista eller göra en notering.
Eftersom jag gillar Pendo Note mycket och förstås ändå haft en del synpunkter, så har jag också blivit kompis med Gong Xun med sitt företag Lychee Isle, som bor i närheten av Seattle och är programmeraren bakom appen. Den är utvecklad i samråd med en kvinnlig bekant till honom som är journalist – så kanske är det därför den är så användbar för mig som är kommunikatör, de jobben påminner ju i alla fall till en del om varandra.
Pendo Note finns för dator, mobil och platta.
* Bonus-tips: Kick-Kick för dig som vill kunna dela på Att göra-listor
När man är kompis med programmeraren, så kan det hända att man blir inbjuden att testa en annan app innan den lanseras, därför har jag och Roine testat appen Kick-Kick under våren och kommit med synpunkter på hur den kunde bli bättre.
För den som redan använt Pendo Notes är det lätt att förstå sig på Kick-Kick, som är en enklare variant med endast Att göra-listor i tidslinje, men som en extra finess att man kan dela listor med en annan Kick-Kick-användare. När man så delar på en lista och vill påminna den andre om att det är något på listan som behöver göras, så kan man enkelt ge en ”mjuk spark”, kicka till den andre via appen.
Vi använder Kick-Kick till att ha en gemensam lista över vad som behöver göras hemma hos oss. Sen har jag också helt egna listor där som jag inte delar med någon annan.
Extra kul för oss som pratar svenska är att den här appen finns på svenska, vilket eventuellt kan ha något att göra med vår inblandning.
Kick-Kick finns för iPhone och iPad.
Skulle inte allt kunna finnas i samma app?
Du som läser det här blogginlägget kanske undrar om det inte skulle gå att få ihop allt i en app? Vi klarar oss än så länge med gratis-versionen av Trello men om man betalar går det att få fler funktioner, så visst. Samtidigt, det kan också bli för många funktioner i en och samma app. Jag har olika fokus när jag kollar i Trello respektive Pendo Note. I Trello är fokuset på överblick och samarbete, i Pendo Note är fokuset på vad just jag ska göra och hur min dag ska se ut. För mig är det bra att jag byter fokus när jag går från den ena appen till den andra.
Hoppas att du härmed blev lite pepp på att testa!