Har du varit med om att informationen på företagets webbplats plötsligt framstår som en galen vildvuxen djungel snarare än en trevlig trädgård? Trots att den från början var så genomtänkt och bra planerad. Vad hände? Och hur får man ordning på den igen?
Vi har tagit oss an några sådana här webbplatser vilket har gett oss erfarenhet. Ska du lyckas få ordning i röran så måste du göra en rejäl djupdykning. Kanske ska informationen ordnas upp på den befintliga webbplatsen eller så ingår det i ett större projekt med att skapa en helt ny webbplats. Men det viktiga är att det blir enkelt för besökaren att hitta rätt information.
Det här problemet har potential att bli värre ju större företag det är, ju större webbplats och ju fler webbredaktörer som är inblandade. Du som har en enklare hemsida och bara ett litet företag kommer sannolikt inte att få uppleva hur din hemsida blir en djungel. Den kommer på sin höjd att se lite ostädad ut, men det är ganska enkelt att åtgärda.
Det jag skriver om här är riktigt stora webbplatser med information som motsvarar hundratals sidor text.
Hur uppstod röran?
Det finns oftast flera samverkande skäl till att informationen började flöda över alla breddar. Här är några exempel:
- Den som hade det yttersta ansvaret och engagemanget för webbplatsen har slutat och överlämningen till den som skulle ta över gjordes inte tillräckligt bra, eller så hade den personen varken tid, lust eller den kunskap som behövs för att förvalta webbplatsen.
- Flera personer kan publicera information på webbplatsen, men de följer inte samma riktlinjer, eller har inte förstått innebörden av riktlinjerna.
- Den/de som publicerar information på webbplatsen jobbar under stor tidspress.
- Någon av dem som publicerar information på webbplatsen har inte förstått sitt uppdrag.
- Webbplatsen har så många avdelningar att den som ska lägga ut ny information inte kan överblicka mängden, ja hen hittar inte längre på den egna webbplatsen och därför börjar hen skapa en egen, ny avdelning, utan att inse att informationen kanske redan finns på webbplatsen eller i alla fall att det redan finns en logisk plats för informationen.
- Allt detta gör att strukturen på webbplatsen börjar se konstig ut, vilket gör att redaktörerna snart börjar kasta ur sig information allt mer desperat och utan att orka bry sig om att allt ska hamna exakt på rätt ställe – för det verkar inte längre finnas något rätt ställe!
När det gått så pass långt har de flesta gett upp och jobbet är inte roligt längre.
Hur får man ordning på webbplatsen?
Du behöver jobba med tre S:
- Struktur
- Strategi
- Storstädning
Struktur
Jag föreslår att du börjar med att skapa en struktur för webbplatsen innehåll. I vilken ordning ska informationen presenteras? Det kan vara så att mycket i den gamla webbplatsen ännu fungerar om du bara tuktar den lite, eller så krävs det att du börjar om från början med att försöka hitta den bästa ordningen för just den här webbplatsen.
Rent konkret handlar det om att göra ett system med rubriker och underrubriker.
Strategi
Sen behöver du ha en strategi för hur informationen ska ordnas på sidorna. Hur ska du och de andra redaktörerna jobba med bilder, knappar, frågelistor och hur mycket information är det rimligt att ha på en sida? Helt enkelt: hur ska ni göra för att presentera informationen i lagoma portioner så att besökaren enkelt hittar rätt och kan tillgodogöra sig innehållet?
Storstädning
Därpå följer storstädning av det gamla innehållet. Då måste du samla ihop alla texter från webbplatsen, gå igenom dessa texter, leta efter information som står på flera ställen, rensa bort det som är felaktigt eller inaktuellt och se om det går att göra texter mer lättlästa.
Sen ska all denna text portioneras ut i den nya strukturen. Att gå igenom hundratals sidor med text är ett riktigt hästjobb som tar tid och kräver mycket koncentration.
Vilka är de vanligaste felen?
Fel: Att glömma bort besökarens perspektiv
Man tänker från fel håll. Man är mer inriktad på att få ut information på webbplatsen än på att fundera över hur besökaren ska hitta informationen och kunna tillgodogöra sig den.
Åtgärd: Var i strukturen har informationen sin givna plats? Om det verkligen behövs en ny avdelning till informationen, fundera över hur helheten kommer att se ut och fungera?
Fel: Att låta sidor bli för informationstunga
Man bara fyller på… texterna blir längre och FAQ-listorna blir längre. Tills att en sida på webbplatsen inte längre går att överblicka.
Åtgärd: Dela upp informationen i mindre portioner. Gör fler mellanrubriker så att ögat lättare kan orientera sig, eller skapa nya undersidor.
Om det är långa FAQ-listor börjar du med att gruppera frågorna, sortera grupperna i en logisk ordning och sen skriver du en mellanrubrik till varje grupp. Fundera också på om allt verkligen ska vara i form av FAQ, som ju betyder Frequently Asked Questions. Det är lätt hänt att FAQ blir en slasktratt för information som besökaren egentligen borde kunna hitta på ett mer självklart ställe.
Tänk också på att bilder, designelement, rubriker och tydlig typografi blir som hållplatser när besökarens blick löper över sidan. De gör det lättare att hitta och att hitta tillbaka, om du använder dem på rätt sätt.
Fel: Att skriva om samma sak på fler ställen
Man börjar skriva ner telefonnummer, öppettider, instruktioner och annat på fler ställen. I säkerhets skull. Så att ingen ska missa det. För man är rädd att besökaren ska missa informationen eftersom det ju blivit så rörigt och alldeles för mycket information på webbplatsen.
Så istället för att ta tag i grundfrågan med att hålla en tydlig struktur som gör det enkelt att hitta, börjar man gardera genom att lägga samma information lite här och där. Därmed har man skapat en mardröm för den som ska uppdatera ett telefonnummer eller något annat. Risken att missa att uppdatera något av ställena ökar för varje nytt ställe man lägger in informationen på. Till sist kommer man att missa att ändra på ett ställe och en uppmärksam besökare som letar information kommer att känna sig förvirrad och inte veta vilken version som är den rätta.
Åtgärd: Jobba med huvudregeln att en viss typ av information bara ska stå på ett ställe. Till detta ställe kan du sedan hänvisa med en en tydlig länk ”Du hittar våra öppettider här!”. Undantag? Nej, helst inte. Då ska du ha en väldigt bra motivering. Om information behöver stå på fler sidor: överväg om den istället kanske kan finnas i sidfoten eller i en widget, för då ändrar man ändå bara informationen på ett ställe när det behövs.
Fel: Att alla känner sig osäkra på hur jobbet ska göras
Den röriga webbplatsen skapar irritation och frustration. Någon gör si, någon gör så, men vad gäller?
Åtgärd: Ta ett möte och bestäm tillsammans hur ni ska jobba vidare med er webbplats. Formulera en strategi. Följ strategin. Om den inte fungerar behöver ni prata igen.
Fortsätt att påminna om struktur och strategi
Om du har följt stegen ovan bör du nu vara på gång med att skapa ordning på din vildvuxna webbplats och troligen har du inte lust att göra om det jobbet igen. Därför är det viktigt att du och övriga redaktörer för din webbplats planerar in hur ni återkommande ska ta upp frågan om struktur och strategi för webbplatsen.
Det är självklart så att allt utvecklas och därför kan ni behöva förändra också struktur och strategi kontinuerligt, men gör det då mer planerat. Tillåt inte webbplatsen att på nytt växa över alla breddar. Igen; problemet med att en webbplats blir en enda röra av information uppstår framför allt på riktigt stora webbplater med fler redaktörer, därför måste ni vara överens och jobba mer planerat än om det handlar om en eller två personer som ansvarar för en mindre hemsida.
Med en bra struktur och vettig strategi kommer det att fortsätta att känna roligt att jobba med innehållet på din webbplats!
