Skapa en egen IT-lösning

Stora IT-system  för administration, schema, kundhantering, projektplanering med mera byggs för att passa så många företag som möjligt. Systemens funktioner är utformade för att passa flera typer av företag, men kanske särskilt stora företag? Har du ett mindre företag med mer specifika behov passar kanske inte dessa IT-system. När du har googlat, läst på, testat demoversioner och ändå inte hittat något du gillar börjar det bli dags att bygga ett eget.

Hajdes alldeles egna IT-system

Hajdes, ett socialterapeutiskt boende på södra Gotland, ville skapa ett individuellt IT-system, eftersom marknaden inte erbjöd något som passade. Tillsammans med oss på Stenströms och vår partner Peek-A-Boo Software skapade Hajdes ett system som helt bygger på personalens behov av IT-stöd i den dagliga verksamheten. Vare sig mer eller mindre.

Systemet är webbaserat och rullar på en säker server hos Peek-A-Boo i Visby, vilket inkluderar kraftfull brandvägg, kontinuerlig backup och snabb support. Användargränssnittet är optimerat för iPad eftersom all personal har iPads tillgängliga på sina arbetsplatser. Personalen kommer också åt systemet hemifrån från sin egen dator, padda eller smartphone.

Det finns två användarnivåer, en för administrativ personal och en för övrig personal. Den administrativa personalen lägger in grundläggande information i systemet, lägger in användare samt hämtar data från systemet, t ex schemaändringar, tidrapporter, ledighetsansökningar etc. All personal kan skicka in rapporter, boka bil, redigera schemat med mera.

Många i personalen hade mycket begränsade kunskaper i IT-användning. Utbildningen, som genomfördes av oss, delades därför upp i grupper där alla fick gå på samma kurs så många gånger det behövdes. All personal utbildades i olika omgångar och ingen släpptes igenom utan tillräckligt självförtroende för att använda systemet.

Utveckla systemet efter hand funktionerna satt sig hos personalen

Hajdes system har utvecklats efterhand. Det första och det största behovet var att få schemat för de olika verksamheterna på plats. Administrativ personal lägger upp ett fyrveckors löpande grundschema för varje verksamhetsområde genom att fylla i en Excel-mall och ladda upp filen till systemet. Denna fil kan bytas ut när som helst. Systemet använder Excel-filen till att skapa ett pedagogiskt schema med inforutor och knappar. Knapparna ger möjlighet till att frångå grundschemat när det behövs en vikarie för ett speciellt pass eller när det behövs läggas in information som berör alla i arbetslaget en viss dag. Personal kan också anmäla intresse för att jobba extra vissa arbetspass. Alla ändringar loggas och är tillgängliga för administrativ personal.

I version 2 av systemet, som för övrigt kallas Myrstacken, byggdes en ny funktion för tidrapportering. All personal rapporterar nu in all sin extratid, milersättning, vikarie etc direkt i systemet. I version 2 lades också in möjlighet för personalen att direkt ansöka om ledighet.

I version 3 byggdes en funktion för bokning av företagets olika bilar. Men det fungerar också som ett hjälpmedel för administrativ personal att ha koll på övertiden samt ger möjlighet till ett specialschema för olika projekt.

Men är det inte jättedyrt med ett eget system?

Nja, det är ganska dyrt att bygga ett eget IT-system, speciellt initialt. Därför byggde vi Hajdes i tre steg. Däremot så är ju hela grejen med ett IT-system att man i längden ska spara och effektivisera. Ett system som inte är fullt anpassat till din verksamhet och som kanske inte alla i verksamheten använder blir ju mycket dyrare. Hela tiden.

Hur står det till med den Digitala Kompetensen?

På sjuttiotalet var datorer något som nördar pysslade med, på åttiotalet började DOS sätta spår på arbetsplatser och i skolor och på nittiotalet började vi på allvar använda datorer. Efter milleniumskiftet var internet och mobiler en självklarhet och under tiotalet har sociala medier, framför allt Facebook, etablerat sig som en ny plattform för vår kommunikation.

Men det finns de som bromsat sig genom alla dessa år och som av tidsbrist eller olust aldrig lärt sig att bli bekväma med vare sig datorer, mobiler eller internet. För oss som redan från slutet av åttiotalet vinnlagt oss om att lära oss så mycket som möjligt för att det gjort vårt arbete och vardag så mycket enklare och roligare, har kunskapen kommit i små steg allteftersom. Vi har vuxit ihop med den digitala utvecklingen. För de som bromsade blir avståndet till den digitala världen större för varje utvecklingssteg som de inte hakar på – det är en ganska skrämmande tanke.

Vad händer om dessa bromsande personer sitter i styrelsen för företag? Enligt en artikel i Dagens Industri Digital saknar åtta av tio styrelsemedlemmar digital kompetens.

”Digitaliseringen kullkastar bransch efter bransch. Men bara en bråkdel av börsjättarnas styrelsemedlemmar besitter digital kompetens. ”På företagssidan ligger Sverige jättelångt efter”, säger digitaliseringsexperten Sara Öhrvall.”

Sara fortsätter:

””Att styrelsen helt saknar den kompetensen kan bli ett problem. Dels för att styrelsen inte ställer rätt frågor till ledningen, dels för att ledningen inte får gehör för stora investeringar som krävs. Man sätter heller inte fokus på rätt frågor att diskutera”, säger Sara Öhrvall.”

Vad är då digital kompetens?

Enligt Wikipedia: Digital kompetens kan definieras som förmåga att kunna använda Internet och digital teknik för att stödja det egna yrkesutövandet.

Enligt Digitaliseringskommisionen: ”Att vara digitalt kompetent är att vara bekväm i digitaliseringen, som den definieras av digitaliseringskommissionen ovan, och att kunna hantera omvälvningen som digitaliseringen innebär i alla delar av livet utan alltför stora svårigheter.”

Digital kompetens innebär att ha:

  • de kunskaper som behövs för att inhämta, kommunicera, interagera och producera digitalt,
  • de färdigheter som behövs för att använda digitala verktyg och tjänster,
  • förståelse för den omvälvande kraft som digitaliseringen innebär i samhället
  • motivation att lära mer om möjligheterna, hindren och bristerna.

Att vilja ta klivet in i i den digitala världen, men inte kunna…

Vi fick en gång en förfrågan om att hjälpa en kund med hemsida, sociala medier och lite annat som hade med hens datorer att göra. Den här personen var välutbildad, satt på fina, höga styrelseposter och har gjort en strålande karriär. Men dessvärre missade hen den digitala utvecklingen och hade dessutom utvecklat en aversion mot allt detta.

Vi kom till en punkt där vi fick avbryta uppdraget. Det gick inte att kommunicera med en person som å ena sidan behövde massor av hjälp med just det digitala, men som å andra sidan inte ville skaffa sig ens de grundläggande kunskaper om det digitala. När personen dessutom kände sig osäker på grund av den kunskapsbristen och då tog hjälp av någon bekant som möjligen hade en aning mer kunskap om det digitala, men på 90-talsnivå, så skar det sig ordentligt. Med övermogna argument försökte hen ha synpunkter på våra nutidsanpassade förslag och det gick inte ens att diskutera. Eller jo, vi försökte förstås, men på grund av den digitala rädslan hos den här personen så klarade vi inte att etablera förtroende och utan förtroende kan vi inte genomföra uppdrag. Så vi avbröt.

Det här är en sorglig historia, för den här personen har fortfarande samma låga digitala kompetens och alla sina fina, höga maktpositioner. Hen skulle fortfarande behöva hur mycket hjälp som helst, men har en sådan misstänksam grundinställning att jag inte förstår hur det skulle gå till.

Det är också förvånande att man kan nå så långt i karriären utan att ha ta klivet in i den digitala världen. När jag då läser artikeln i Dagens Industri Digital och förstår att åtta av tio styrelseledamöter i börsbolagen är ungefär likadana, då blir jag rädd.

digkomp

Digital kompetens och nyfikenhet går hand i hand

För att leva och verka i ett digitalt samhället krävs att vi är öppna för att ständigt lära oss nytt. Facebook uppdateras och förändras, våra datorers och smartphones operativsystem uppdateras och förändras, hur vi betalar en kompis förändras, hur vi håller kontakt med våra barn förändras, hur vi söker kunskap förändras – jag kan göra listan hur lång som helst. Man behöver inte lära sig allt om allt, men vara beredd på att snabbt lära sig det som behövs för de olika situationer vi befinner oss i.

Ett exempel på baskunskap som underlättar vår arbetssituation är om våra kunder använder molntjänsten DropBox – då kan både vi och kunden ha en gemensam mapp som båda kommer åt och som båda kan lägga dokument i eller hämta dokument från. Vi slipper leta i e-posttrådar efter dokument i rätt version.

Ett annat exempel är om kunden är bekväm med att chatta via Facebook Messenger, så mycket enklare det blir om jag behöver ställa en kort fråga och jag ser att kunden är online!

I ett allt mer miljömedvetet samhälle är det också bra om vi kan spara på papper – hur självklart är det för dig att lägga över ett dokument på iPaden istället för att skriva ut det när du ska läsa det? Om du använder exempelvis appen GoodReader så går det utmärkt att lägga till kommenterar och göra andra slags noteringar i dokumentet.

Det finns många fler exempel på hur man kan underlätta sin arbetsdag med digitala lösningar: använda digital delningsbar kalender, skissa digitalt så att bilderna går lätt att dela eller lägga in i andra dokument, skriva texter som är kopplade till en molntjänst – i mitt fall iCloud, andra väljer exempelvis Google Docs, vilket gör att jag kan förflytta mig mellan olika datorer och enheter och fortfarande skriva på samma text.

Idag är det nästan självklart för de flesta företag att de också har en sida på Facebook, men hur ska en företagsledare förstå vitsen med det om hen inte själv använder Facebook och har lärt sig hur det går till där? Det är lätt att säga att ”nu ska vi använda sociala medier för att marknadsföra oss”, men om man inte sett till att lära sig sociala medier genom egen erfarenhet, så kan det bli svårt. Ännu värre om ett företag faktiskt gör en rejäl satsning på sociala medier, medan VD:n fortfarande tar avstånd.

Tack vare internet har vi fått tillgång till hela världen på ett helt nytt sätt och det är flera företag som gärna vill jobba internationellt. Vi har sett flera unga framgångssagor som Minecraft, Spotify och Skype – där handlar det om personer som har en naturlig och självklar relation till internet och datorer. Men om man inte är purung och inte har en sådan självklar relation till internet och datorer, är det kört då?

Nej, det är det inte. En del som är i vår ålder, födda på 60-talet, försöker skylla på åldern när de säger att de inte kan något om internet eller datorer. Det imponerar inte på oss. Det handlar inte så värst mycket om ålder, utan till största delen om attityd. Om du inte vill lära dig och skaffa dig digital kompetens, ja då är det ditt beslut. Men för så gott som alla som vill lära sig och bli digitalt kompetenta finns det massor av möjligheter.

Är du företagare med en bolagsstyrelse är det kanske dags att fundera över om ledamöterna besitter en bra mix för att möte framtidens utmaningar. Det vore väl kul att kunna säga att ”i vår styrelse har åtta av tio digital kompetens”?

Äntligen har vi fiber!

fiber

Stenströms kommer inte långt utan internet. Det är en del av vårt arbete. Från första början var det modem, sen adsl och faktum är att det adsl vi haft via koppartråd i Kappelshamn har fungerat ovanligt bra, troligen beroende på att vi bor nära telestationen och att det inte är så många som använder internet här.

Men, tanken på fiber har fått våra hjärtan att klappa lite extra. För ett par år sedan bildades Hangvar Fiberförening och i somras var det äntligen dags att koppla upp oss på internet med kapacitet 100/100 mbit/s.

Om vi ska göra en återblick till när vi startade Stenströms 1991, så visste vi knappt vad internet var. Bara några år senare skaffade vi vårt första modem till vår Macintosh IIsi och strax gjorde vi också hemsidor. Vi har alltså varit med och gjort hemsidor ungefär så länge som det varit möjligt. (Vad sägs om det?)

Vi känner oss stolta över det som alla lokala fibergrupper åstadkommit på Gotland. Nu är det bara någon socken kvar och sedan kan så gott som alla på ön skryta med att de har tillgång till fiber. Vi gillar särskilt att betalningsmodellen är solidarisk och att alla har ställt upp på det. Det betyder till exempel att den i vår fiberförening som bor lite ensamt i skogen har betalt lika mycket för sin fiberanslutning som vi som bor nära våra grannar.

Vi hoppas att fibertäckningen på ön gör att fler som har möjlighet att utföra sina jobb oberoende av geografisk placering, vågar ta steget att flytta hit!

Kund i Lund: Christer Ljungberg

Christer Ljungberg VD Trivector

Foto Lars Lydig

Nya tider, härliga tider – sådant jag trodde var fasta sanningar utmanas och omvandlas till ny kunskap och erfarenhet. För några år sedan tänkte jag att det för varje uppdrag var viktigt att träffa kunden på deras spelplan, alltså vara på plats och uppleva deras företag och verksamhet för att kunna fånga den rätta känslan och förstå kundens verklighet.

Jag tror fortfarande att detta är viktigt, men det viktigaste är ändå att det uppstår en bra kemi i kundrelationen, att vi känner att vi förstår varandra, att vi kan diskutera fram lösningar och att det känns bra när vi gjort klart vårt uppdrag. Det senaste exemplet är hemsidan med blogg som vi har gjort till Christer Ljungberg, VD för Trivector.

2011 fick vi kontakt med Rickard Söderberg via Twitter, vilket snart ledde till att vi gjorde om hans dåvarande hemsida. I år var det dags att skapa en helt ny webbplats för Rickard och i samband med att den lanserades, skrev Rickard om oss på Twitter och vips kom Christer in med en tweet och strax diskuterade vi att göra en blogg till Christer. Rickard håller till i Malmö, Christer i Lund. I båda fallen har vi etablerat kontakt via sociala medier och sen haft möte via Skype eller telefon, lämnat offert, utfört jobbet och använt telefon, mail och Facebook för kontakt under jobbet och slutligen levererat. Rickard träffade vi första gången ett år senare, Christer räknar vi med att träffa under Almedalsveckan.

Så visst, det är fortfarande bra att kunna besöka person och företag på plats – men det är inte alldeles tokigt att först etablera kontakt, utföra ett jobb och sedan träffas. När man väl träffas så känner man redan varandra, det blir som ett ”äntligen”.

Ett annat äntligen som mer smugit sig på, är att detta med att jobba på distans etablerar sig allt mer i takt med att vi är fler som känner oss bekväma med att använda olika sätt att kommunicera över internet. Det som vi drömde om vad gäller distansarbete på 90-talet, blir allt mer verklighet idag och jag är så glad över att jag får vara med om den utvecklingen.

PS. Jag håller tummarna för att en ännu mer långväga kund kommer att åka till Sverige och Gotland i sommar…