Har du koll på era digitala tjänster på internet?

Många företag har en professionell sida på Facebook

Många företag har en professionell sida på Facebook

Hur presenteras ditt företag på internet i olika digitala tjänster som finns där? Är informationen korrekt? Att ha koll på sina digitala konton på internet borde alla företag vara intresserade av, men särskilt du som har ett företag inom besöksnäringen.

Som privatperson har du kanske konto på Facebook, Instagram och Linkedin, vilka du använder för ditt personliga nätverk som i sin tur ofta överlappar ditt professionella nätverk.

Så gott som alla företag har e-postkonton och hemsida. Många har en professionell sida på Facebook och kanske ett konto på Instagram? Allt fler företag har börjat använda Linkedin. Och vare sig du vill eller inte finns ditt företag med i flera karttjänster som Apple Maps och Google Maps – det finns fler! Just kartapparna kan som exempel råka ha adressen till ditt ekonomikontor och inte till din restaurang…

De flesta företag i besöksnäringen finns med på TripAdvisor

De flesta företag i besöksnäringen finns med på TripAdvisor

Är ditt företag i besöksnäringen finns det säkert representerat på TripAdvisor och kanske Yelp – även om du inte själv lagt dit informationen. Därutöver kan det finnas lokala digitala tjänster, här på Gotland finns exempelvis appen Öppet Gotland, som du behöver vara med på.

Den som startar nytt företag idag vet vanligen mycket om ett digitalt landskap som vi inte kände till för för tjugo år sedan. Det är så mycket som hänt och fort har det gått. Därav följer att den som startade sitt företag för 10–20 år sedan har gjort en resa där nya digitala tjänster har poppat upp längs vägen. Somligt har testats och förkastats, annat har blivit kvar, fast det från början bara var ett nyfiket test och kanske inte direkt ingick i någon plan. Det bara blev så.

Eller så har någon annan lagt till ens företag i en digital tjänst utan att den som äger företaget vet hur det gick till, eller i värsta fall; inte ens vet om att företaget är representerat i den digitala tjänsten.

Resultatet är att ditt företag kanske finns representerat i eller använder flera olika digitala tjänster, utan att du har riktig koll på vem som har access till den publicerade informationen om ditt företag. Vem har inloggningen?

Vem har kontrollen över den information om ditt företag som visas på internet? Det borde vara du.

Börja med att inventera de digitala tjänster ni har kontroll över

För att få ordning på dessa tjänster är första steget att göra en inventering av de digitala tjänster ni har kontroll över.

Vilka digitala tjänster har ni inloggning/access till? Notera vem som har inloggning och med vilken e-post. Det borde ju vara en e-post med företagets domän, men av olika anledningar kan andra e-postadresser ha använts. Det är bra att ha koll på vilken det är!

Ta kontroll över de digitala tjänster du behöver ha kontroll över

Vilka digitala tjänster behöver ni ta kontroll över? Det handlar vanligen om Apple Maps, Google Maps (Google Business), TripAdvisor och Yelp där gäster kan ha skapat information om ditt företag eller att tjänsten hämtar sin information från någon annan databas. Det ligger i ditt intresse att informationen är rätt. Det är inte trevligt om gäster blir besvikna pga felaktig information.

Har du kontrollerat om ditt företag är rätt placerat på Google maps?

Har du kontrollerat om ditt företag är rätt placerat på Google maps?

På Facebook kan det också vara så att gäster skapat en sk plats-sida, samtidigt som du har en professionell företagssida på Facebook. Då behöver du berätta för Facebook att du vill slå ihop dessa sidor till en.

Upprätta ett register över ditt företags digitala tjänster

Slutligen bör du upprätta ett register över ditt företags digitala tjänster. Då har du koll på läget. När jag har hjälpt till att göra sådana här register brukar jag inte skriva upp lösenord, utan det får var och en hålla ordning på, men det bestämmer du själv hur du vill lösa. Det viktigaste är namn och e-post till de personer som ansvarar för de olika digitala tjänsterna.

I det här registret kan du också skriva in vilka som har inloggning till företagets hemsida och vilka som har e-postadresser med företagets domän.

  • Tips 1: lägg in en påminnelse i kalendern eller annan app så att du påminns 1-2 gånger om året att kolla så att registret är aktuellt.
  • Tips 2: använd lösenordsappar för att enklare hålla ordning på lösenord, till exempel 1Password eller Enpass.

Verkar det här krångligt?

Är du van att jobba med dator och att lösa saker på internet så klarar du det här. Behöver du hjälp finns det kanske någon du kan be om hjälp?

Vill du att vi på Stenströms ska hjälpa till är det bara att säga till!

Resa med appar

Det finns en himla massa appar som man kan använda när man reser. Vi gör inte anspråk på att ha testat igenom hela sortimentet, men de som vi rent faktiskt använder är följande:

Kolla på kartan. Apple Maps eller Google Earth. Första steget är att man börjar fundera på vart man ska. Då kan man drömma sig bort i en kartapps satellitläge. Glöm inte bort att kolla den extra information som finns på utsatta platser. Ibland går det också att välja street view – då kan du på förhand ta dig runt på olika gator.

Planering av rundresa. Sygic Travel. Om man planerar att köra runt och göra olika saker, så hjälper Sygic till genom att man kan sätta ihop dagsprogram och ge varje aktivitet en viss tid i planen, plus att tiden som det tar att förflytta sig läggs till. Därmed får man en ganska bra uppfattning över vad man kan hinna med. Man får också en karta som visar dagsprogrammet. Sen finns det en hel del att önska, om man exempelvis bestämmer sig för att låta två dagar byta program med varandra så fanns det i alla fall inte i vårens version av appen något enkelt sätt att göra det, utan man fick ta varje programpunkt för sig. Tröttsamt. Men om man bortser från det, kan appen ändå vara till god hjälp. Om man sen i slutänden följer varje program till punkt och pricka är upp till en själv. Verkligheten har ju en tendens att inte exakt gå enligt plan.

Boende hos privatpersoner. Airbnb. Så klart. Att man numer kan bo relativt billigt hos privatpersoner som hyr ut är allmänt känt. Vi har bara testat att bo så i Cupertino och det var en rolig erfarenhet. Appen funkade bra enligt förväntan.

Boende på hotell. Hotels.com. Enkelt att söka efter boende. Man kan ha olika urvalsparametrar som wi-fi, frukost och liknande. Enkelt att betala med kort. Man får påminnelser när det närmar sig. Har man lagt till bokningen i Apple Wallet kommer bokningen upp när man närmar sig hotellet – fast om man just kollar i appen medan man är på väg och kanske använder deras vägvisning, så har man ju bokningen uppe i vilket fall… Likaså är det smidigt att ändra en bokning. Min enda invändning är att om man behöver ringa ett hotell, är telefonnumret som står i appen inte telefonnumret till hotellet, utan till hotels.com. Opraktiskt.

Färjebiljett. Destination Gotland har en app där man kan boka och ändra sina bokningar. Man behöver ingen utskriven biljett. Smidigt. Reser du med bil är det ännu smidigare om du anger registreringsnummer på bilen, då behöver du kanske inte ens uppge bokningsnummer när du checkar in.

Hitta flygbiljett. Flygresor.se. Det finns lite olika tjänster och appar att välja på när man söker efter billiga flygresor, men vi fastnade för den här appen. Funkar både till enkel, tur och retur eller rundresa.

Flygresan. De flesta flygbolag har appar. Genom att skaffa de relevanta apparna för din resa, får du enkelt information om din resa, kan checka in och exempelvis hålla koll på eventuella förseningar. Många erbjuder också möjlighet att lägga in biljetten i Apple Wallet och har du dessutom en Apple Watch, kan du då checka in med din Watch. I teorin. När jag försökt har scanningutrustningen varit av sådan typ att man måste sticka in biljett eller mobil i ett utrymme som inte rymmer en arm med Watch på…

Använda iPhonen i USA. Nu behöver man inte krångla med att byta SIM-kort till ett amerikanskt när du är i USA.  Med Telias tjänst ”Semestervecka” kan man använda iPhonen som man gör hemma, men med begränsad surf (1GB i grundpriset men man kan köpa till mer surf när man vill). Motsvarande för ett företagsabonemang kallas ”Jobbvecka”.

Hitta rätt väg. Vi är vana att använda Apple Car Play när vi kör vår egen bil i Sverige, så för oss känns det mest naturligt att använda Apple Maps när vi kör runt på okända platser. Andra appar som är bra på att visa vägen är Google Maps och Here WeGo. Ett tips om du inte är van att köra med hjälp av kart-app: börja med att använda appen när du kör på välbekanta vägar, då lär du dig hur det går till.

Vad ska vi göra? TripAdvisor. När resan närmar sig och du vill veta lite mer om vad ni ska titta på eller vilka restauranger som är bra är TripAdvisor en bra app. Om man inte vill tidsplanera så som man gör i Sygic Travel, är TripAdvisor perfekt för att lägga upp lite intressanta programpunkter dag för dag.

Var ska vi äta? TripAdvisor, men också Yelp. Särskilt i USA är Yelp ett bra sätt att få reda på vad andra tycker om olika restauranger. Glöm inte heller att man i kartappar som Google Maps eller Apple Maps kan välja att se just restauranger och sen kan man kolla på information för enskilda restauranger. Det är lite olika vilka appar man får bäst hjälp från.

Betala. Nästan överallt i USA går det att betala med Apple Pay. I Sverige är det i skrivande stund bara Nordea och St1 som erbjuder tjänsten Apple Pay. Du lägger in ditt bankkort i din iPhone och betalar snabbt och smidigt med Apple Watch eller iPhone.

Stäng av eller sätt på utlandsbetalningar. Jag vet bara hur det fungerar hos Handelsbanken, men i deras bankappar kan man stänga av eller sätta på utlandsbetalningar. När du bara är i Sverige kan du skydda ditt kort genom att inte tillåta utlandsbetalningar, när du är på resa, ja då vill du förstås kunna använda dina kort i utlandet.

Skapa en egen IT-lösning

Stora IT-system  för administration, schema, kundhantering, projektplanering med mera byggs för att passa så många företag som möjligt. Systemens funktioner är utformade för att passa flera typer av företag, men kanske särskilt stora företag? Har du ett mindre företag med mer specifika behov passar kanske inte dessa IT-system. När du har googlat, läst på, testat demoversioner och ändå inte hittat något du gillar börjar det bli dags att bygga ett eget.

Hajdes alldeles egna IT-system

Hajdes, ett socialterapeutiskt boende på södra Gotland, ville skapa ett individuellt IT-system, eftersom marknaden inte erbjöd något som passade. Tillsammans med oss på Stenströms och vår partner Peek-A-Boo Software skapade Hajdes ett system som helt bygger på personalens behov av IT-stöd i den dagliga verksamheten. Vare sig mer eller mindre.

Systemet är webbaserat och rullar på en säker server hos Peek-A-Boo i Visby, vilket inkluderar kraftfull brandvägg, kontinuerlig backup och snabb support. Användargränssnittet är optimerat för iPad eftersom all personal har iPads tillgängliga på sina arbetsplatser. Personalen kommer också åt systemet hemifrån från sin egen dator, padda eller smartphone.

Det finns två användarnivåer, en för administrativ personal och en för övrig personal. Den administrativa personalen lägger in grundläggande information i systemet, lägger in användare samt hämtar data från systemet, t ex schemaändringar, tidrapporter, ledighetsansökningar etc. All personal kan skicka in rapporter, boka bil, redigera schemat med mera.

Många i personalen hade mycket begränsade kunskaper i IT-användning. Utbildningen, som genomfördes av oss, delades därför upp i grupper där alla fick gå på samma kurs så många gånger det behövdes. All personal utbildades i olika omgångar och ingen släpptes igenom utan tillräckligt självförtroende för att använda systemet.

Utveckla systemet efter hand funktionerna satt sig hos personalen

Hajdes system har utvecklats efterhand. Det första och det största behovet var att få schemat för de olika verksamheterna på plats. Administrativ personal lägger upp ett fyrveckors löpande grundschema för varje verksamhetsområde genom att fylla i en Excel-mall och ladda upp filen till systemet. Denna fil kan bytas ut när som helst. Systemet använder Excel-filen till att skapa ett pedagogiskt schema med inforutor och knappar. Knapparna ger möjlighet till att frångå grundschemat när det behövs en vikarie för ett speciellt pass eller när det behövs läggas in information som berör alla i arbetslaget en viss dag. Personal kan också anmäla intresse för att jobba extra vissa arbetspass. Alla ändringar loggas och är tillgängliga för administrativ personal.

I version 2 av systemet, som för övrigt kallas Myrstacken, byggdes en ny funktion för tidrapportering. All personal rapporterar nu in all sin extratid, milersättning, vikarie etc direkt i systemet. I version 2 lades också in möjlighet för personalen att direkt ansöka om ledighet.

I version 3 byggdes en funktion för bokning av företagets olika bilar. Men det fungerar också som ett hjälpmedel för administrativ personal att ha koll på övertiden samt ger möjlighet till ett specialschema för olika projekt.

Men är det inte jättedyrt med ett eget system?

Nja, det är ganska dyrt att bygga ett eget IT-system, speciellt initialt. Därför byggde vi Hajdes i tre steg. Däremot så är ju hela grejen med ett IT-system att man i längden ska spara och effektivisera. Ett system som inte är fullt anpassat till din verksamhet och som kanske inte alla i verksamheten använder blir ju mycket dyrare. Hela tiden.