Skapa en egen IT-lösning

Stora IT-system  för administration, schema, kundhantering, projektplanering med mera byggs för att passa så många företag som möjligt. Systemens funktioner är utformade för att passa flera typer av företag, men kanske särskilt stora företag? Har du ett mindre företag med mer specifika behov passar kanske inte dessa IT-system. När du har googlat, läst på, testat demoversioner och ändå inte hittat något du gillar börjar det bli dags att bygga ett eget.

Hajdes alldeles egna IT-system

Hajdes, ett socialterapeutiskt boende på södra Gotland, ville skapa ett individuellt IT-system, eftersom marknaden inte erbjöd något som passade. Tillsammans med oss på Stenströms och vår partner Peek-A-Boo Software skapade Hajdes ett system som helt bygger på personalens behov av IT-stöd i den dagliga verksamheten. Vare sig mer eller mindre.

Systemet är webbaserat och rullar på en säker server hos Peek-A-Boo i Visby, vilket inkluderar kraftfull brandvägg, kontinuerlig backup och snabb support. Användargränssnittet är optimerat för iPad eftersom all personal har iPads tillgängliga på sina arbetsplatser. Personalen kommer också åt systemet hemifrån från sin egen dator, padda eller smartphone.

Det finns två användarnivåer, en för administrativ personal och en för övrig personal. Den administrativa personalen lägger in grundläggande information i systemet, lägger in användare samt hämtar data från systemet, t ex schemaändringar, tidrapporter, ledighetsansökningar etc. All personal kan skicka in rapporter, boka bil, redigera schemat med mera.

Många i personalen hade mycket begränsade kunskaper i IT-användning. Utbildningen, som genomfördes av oss, delades därför upp i grupper där alla fick gå på samma kurs så många gånger det behövdes. All personal utbildades i olika omgångar och ingen släpptes igenom utan tillräckligt självförtroende för att använda systemet.

Utveckla systemet efter hand funktionerna satt sig hos personalen

Hajdes system har utvecklats efterhand. Det första och det största behovet var att få schemat för de olika verksamheterna på plats. Administrativ personal lägger upp ett fyrveckors löpande grundschema för varje verksamhetsområde genom att fylla i en Excel-mall och ladda upp filen till systemet. Denna fil kan bytas ut när som helst. Systemet använder Excel-filen till att skapa ett pedagogiskt schema med inforutor och knappar. Knapparna ger möjlighet till att frångå grundschemat när det behövs en vikarie för ett speciellt pass eller när det behövs läggas in information som berör alla i arbetslaget en viss dag. Personal kan också anmäla intresse för att jobba extra vissa arbetspass. Alla ändringar loggas och är tillgängliga för administrativ personal.

I version 2 av systemet, som för övrigt kallas Myrstacken, byggdes en ny funktion för tidrapportering. All personal rapporterar nu in all sin extratid, milersättning, vikarie etc direkt i systemet. I version 2 lades också in möjlighet för personalen att direkt ansöka om ledighet.

I version 3 byggdes en funktion för bokning av företagets olika bilar. Men det fungerar också som ett hjälpmedel för administrativ personal att ha koll på övertiden samt ger möjlighet till ett specialschema för olika projekt.

Men är det inte jättedyrt med ett eget system?

Nja, det är ganska dyrt att bygga ett eget IT-system, speciellt initialt. Därför byggde vi Hajdes i tre steg. Däremot så är ju hela grejen med ett IT-system att man i längden ska spara och effektivisera. Ett system som inte är fullt anpassat till din verksamhet och som kanske inte alla i verksamheten använder blir ju mycket dyrare. Hela tiden.

0 kommentarer

Lämna gärna en kommentar

Vi gillar kommentarer!
Hälsar Åsa & Roine

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.